POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Version 1.1 – En vigueur au 19 octobre 2026

1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

1.1 La présente politique a pour objet d’informer les personnes concernées des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société, des finalités poursuivies, des bases juridiques sur lesquelles ils reposent, des catégories de données traitées, des destinataires, des durées de conservation et des droits dont ces personnes disposent.

1.2 Elle s’applique aux traitements réalisés à l’occasion de la consultation du site https://activup.net (le « Site »), de l’utilisation des services proposés par la Société (les « Services ») et des relations d’affaires et de prospection que la Société entretient.

1.3 Elle ne s’applique pas aux traitements mis en œuvre par des tiers pour leurs propres finalités, notamment par les Organisations clientes définies ci-après ou par les éditeurs des sites accessibles depuis le Site.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET CONTACT

2.1 Le responsable du traitement est la société ActivUP 360, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), représentée par son président, Monsieur Damien DUVAL, dont le siège social est situé :

ActivUP 360
Bâtiment ORBOR
5 rue Jacques Villermaux
54000 NANCY
France

Ci-après désignée la « Société ».

2.2 Toute question ou demande relative à la présente politique peut être adressée :

  • Par courrier électronique : damien@activup.net
  • Par téléphone : +33 1 85 08 60 18
  • Par courrier postal à l’adresse du siège social indiquée ci-dessus.

2.3 Les demandes relatives à l’exercice des droits prévus par la réglementation applicable à la protection des données personnelles peuvent être adressées directement à la Société, qui assure leur traitement dans les conditions prévues à l’article 11.

3. TERMINOLOGIE

3.1 « Utilisateur » désigne toute personne physique qui accède au Site ou y navigue.

3.2 « Organisation cliente » désigne toute personne morale, notamment une entreprise, association, collectivité ou autre entité, ayant conclu avec la Société un contrat de fourniture de Services, en particulier de location d’équipements de mobilier actif, d’accompagnement ou de formation.

3.3 « Interlocuteur professionnel » désigne toute personne physique représentant une Organisation cliente ou intervenant pour son compte dans les échanges avec la Société, notamment pour une demande d’information, un devis, la conclusion d’un contrat ou le suivi d’une prestation.

3.4 « Personne concernée » désigne, selon le cas, l’Utilisateur, l’Interlocuteur professionnel, le prospect ou toute autre personne physique dont les données personnelles sont traitées par la Société.

3.5 Les termes non définis dans la présente politique ont le sens que leur donne la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel.

4. DONNÉES TRAITÉES ET ORIGINE DE LA COLLECTE

4.1 La Société collecte des données directement auprès de la personne concernée lorsque celle-ci renseigne un formulaire, sollicite un devis, demande des renseignements, conclut un contrat ou correspond avec elle.

4.2 La Société peut également recevoir des données de manière indirecte, notamment lorsqu’une Organisation cliente lui communique les coordonnées professionnelles de la personne chargée de suivre la relation commerciale ou l’exécution d’un contrat.

4.3 Certaines données sont générées par l’utilisation du Site, notamment les données de connexion, les journaux techniques et les données de navigation.

4.4 Les catégories de données susceptibles d’être traitées sont les suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénom, fonction professionnelle ;
  • Données de contact : adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale ;
  • Données professionnelles : entreprise ou organisation de rattachement, fonction et informations nécessaires à la relation commerciale ;
  • Données relatives aux demandes de renseignements, devis, contrats et prestations ;
  • Données saisies dans le formulaire de contact du Site : adresse électronique, prénom, nom, entreprise, origine de la demande (« Comment avez-vous connu notre entreprise ? »), objet de la demande et message ;
  • Données techniques enregistrées avec chaque envoi de formulaire : adresse IP, navigateur et appareil utilisés, page depuis laquelle le formulaire a été envoyé ;
  • Données administratives et de facturation ;
  • Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, dates et heures de connexion, pages consultées et données nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Site.

4.5 Le caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées est signalé lors de leur collecte lorsque cela est nécessaire. À défaut de communication des données indispensables, la Société peut être empêchée de traiter une demande, d’établir un devis ou de fournir les Services sollicités.

4.6 Dans le cadre de son activité actuelle de location de mobilier actif, d’accompagnement et de formation, la Société ne collecte pas de données individuelles relatives à l’état de santé, à l’activité physique ou aux performances des utilisateurs des équipements.

4.7 La Société applique le principe de minimisation des données et veille à ne collecter que les informations pertinentes, adéquates et nécessaires au regard des finalités poursuivies.

5. FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DES TRAITEMENTS

5.1 Les traitements mis en œuvre par la Société répondent aux finalités et aux bases juridiques décrites ci-après.

5.1.1 Gestion des demandes de contact et de devis

Finalité : traitement des demandes d’informations, de rendez-vous et de devis adressées par le Site, par courrier électronique ou par téléphone.

Base juridique : intérêt légitime de la Société à répondre aux sollicitations et, lorsqu’il y a lieu, exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Durée de conservation : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis, lorsque la conservation est justifiée par le suivi commercial, pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée. Il s’agit d’une durée prévue : à la date de la présente version, la suppression des demandes enregistrées par le formulaire du Site n’est pas automatisée et est réalisée par la Société. Les messages de notification reçus par courrier électronique sont soumis à la même durée prévue.

5.1.2 Gestion des relations avec les Organisations clientes

Finalité : établissement des devis, conclusion et exécution des contrats, location d’équipements, accompagnement, formation, suivi des prestations et assistance.

Base juridique : exécution du contrat lorsque la personne concernée y est partie, ou intérêt légitime de la Société et de l’Organisation cliente pour le traitement des coordonnées de leurs représentants et interlocuteurs professionnels.

Durée de conservation : pendant la relation contractuelle, puis en archivage intermédiaire pendant la durée nécessaire à la défense des droits de la Société et au respect des délais de prescription applicables, notamment le délai de droit commun de cinq ans en matière commerciale.

5.1.3 Gestion administrative, comptable et financière

Finalité : facturation, suivi des règlements, gestion comptable, recouvrement et respect des obligations administratives et fiscales.

Base juridique : exécution du contrat, intérêt légitime ou obligation légale, selon la nature des opérations concernées.

Durée de conservation : pendant la durée nécessaire à la gestion des opérations, puis conformément aux obligations légales applicables, notamment dix ans pour les documents comptables concernés.

5.1.4 Fourniture, maintenance et amélioration du Site et des Services

Finalité : assurer le bon fonctionnement du Site et des Services, traiter les anomalies techniques, maintenir les fonctionnalités et améliorer la qualité des prestations.

Base juridique : intérêt légitime de la Société à assurer le fonctionnement et l’amélioration de ses services.

Durée de conservation : limitée à la durée nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations légales applicables.

5.1.5 Sécurité des systèmes d’information

Finalité : contrôle des accès, prévention des intrusions, détection des incidents, protection contre les utilisations frauduleuses et maintien de la sécurité du Site.

Base juridique : intérêt légitime de la Société et obligations légales applicables en matière de sécurité des données.

Durée de conservation : les journaux techniques sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, qui varie selon les outils. À la date de la présente version :

  • durées paramétrées dans les outils : données d’analyse du service anti-spam, 15 jours ; journaux des courriers électroniques envoyés par le Site, 30 jours ;
  • durées constatées, sans paramétrage propre à la Société : journaux de requêtes et de blocages du pare-feu, environ 30 jours ; enregistrements des tentatives de connexion à l’administration du Site, plusieurs mois (environ huit mois constatés) ;
  • durées non garanties techniquement : sauvegardes réalisées par l’hébergeur, dont la durée dépend de l’offre d’hébergement et n’a pas été vérifiée à ce jour ;
  • durée prévue : les données enregistrées avec un envoi de formulaire (adresse IP, navigateur, appareil) suivent la durée indiquée à l’article 5.1.1.

5.1.6 Gestion des réclamations et des demandes d’exercice des droits

Finalité : répondre aux demandes relatives à la protection des données, traiter les réclamations et assurer la défense des droits de la Société.

Base juridique : obligation légale et, lorsque cela est applicable, intérêt légitime de la Société.

Durée de conservation : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis en archivage intermédiaire pendant les délais nécessaires à l’établissement d’une preuve ou à la défense d’un droit.

5.1.7 Mesure d’audience et gestion des traceurs

Finalité : mesurer la fréquentation du Site, analyser son fonctionnement technique et améliorer l’expérience de navigation.

Base juridique : consentement de l’Utilisateur lorsque celui-ci est requis. Certains traceurs strictement nécessaires ou bénéficiant d’une exemption peuvent être utilisés sans consentement préalable, dans les conditions prévues par la réglementation.

Outils utilisés : Google Analytics 4, déployé au moyen de Google Tag Manager (Google). Ces outils ne sont activés qu’après le consentement de l’Utilisateur à la catégorie « statistiques ».

Données collectées : pages consultées, interactions avec le Site, type d’appareil et de navigateur, localisation approximative déduite de l’adresse IP, et identifiants de navigation stockés dans les cookies « _ga » et « _ga_LY5K8GJFS5 ».

Durée de conservation : la durée annoncée pour le cookie « _ga » est de deux ans ; une durée de 400 jours a été observée dans le navigateur Chrome, qui limite la durée des cookies. La durée de conservation des données dans Google Analytics est paramétrée à quatorze mois. Le choix de l’Utilisateur est mémorisé pendant 180 jours ; en cas de retrait du consentement, les cookies « _ga » et « _ga_LY5K8GJFS5 » sont supprimés (article 12).

Association à Google Ads : la propriété Google Analytics est associée à un compte Google Ads, conservée en vue de campagnes futures. La personnalisation publicitaire et les signaux Google sont désactivés. Des échanges techniques avec des services publicitaires de Google (par exemple doubleclick.net) peuvent toutefois intervenir après le consentement à la mesure d’audience.

5.2 Lorsqu’un traitement repose sur l’intérêt légitime de la Société, celle-ci veille à ce que cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées.

5.3 Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans que ce retrait affecte la licéité des traitements antérieurement effectués.

5.4 La Société ne met pas en œuvre de décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne concernée, ou l’affectant de manière significative, sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

6. ARTICULATION AVEC LES ORGANISATIONS CLIENTES

6.1 La Société agit en qualité de responsable du traitement pour les opérations dont elle détermine les finalités et les moyens, notamment la gestion des relations commerciales, la fourniture des prestations, la facturation et la sécurité de ses propres systèmes.

6.2 Dans le cadre de son activité actuelle, les Organisations clientes communiquent à la Société les coordonnées de leurs représentants ou interlocuteurs professionnels nécessaires à la préparation et à l’exécution des contrats.

6.3 La Société ne reçoit pas de fichiers nominatifs recensant les salariés ou autres utilisateurs des équipements mis à disposition par les Organisations clientes.

6.4 La Société ne collecte pas de statistiques individuelles relatives à l’utilisation des Walking Desks et ne transmet pas aux Organisations clientes de rapports concernant l’activité physique, les performances ou les habitudes individuelles des utilisateurs.

6.5 Lorsqu’une Organisation cliente communique les coordonnées professionnelles d’un interlocuteur, elle veille à respecter les obligations légales qui lui incombent concernant cette transmission.

6.6 Si l’évolution des Services devait conduire la Société à traiter des données personnelles pour le compte d’une Organisation cliente et sur instruction de celle-ci, les responsabilités respectives des parties seraient déterminées conformément à la réglementation applicable, notamment à l’article 28 du RGPD.

7. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET RECOURS À DES SOUS-TRAITANTS

7.1 Les données sont accessibles aux personnes habilitées au sein de la Société, dans la limite de leurs attributions et des nécessités liées aux finalités des traitements.

7.2 Elles peuvent être communiquées à des prestataires intervenant pour le compte de la Société, notamment dans les domaines suivants :

  • Hébergement du Site ;
  • Maintenance et administration technique ;
  • Sécurité informatique ;
  • Messagerie électronique ;
  • Gestion administrative et comptable ;
  • Mesure d’audience, dans le respect des choix exprimés par les Utilisateurs.

7.3 À la date de la présente version, la Société fait notamment appel aux prestataires suivants :

  • Hostinger : hébergement du Site et sauvegardes (les informations d’identification de l’hébergeur figurent dans les mentions légales) ;
  • Google : mesure d’audience (Google Analytics 4 et Google Tag Manager) avec le consentement de l’Utilisateur, association à Google Ads (article 5.1.7) et service de messagerie utilisé pour l’envoi des notifications du formulaire de contact ;
  • CleanTalk : protection du Site contre les robots et le courrier indésirable, qui reçoit des données techniques de navigation et le contenu des formulaires soumis ;
  • Wordfence (Defiant) : pare-feu et sécurité du Site ;
  • ManageWP : administration et surveillance techniques à distance du Site ;
  • Fournisseur de messagerie électronique de la Société : réception et conservation des messages de notification.

7.4 Lorsque ces prestataires interviennent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, la Société veille à ce que leurs interventions soient encadrées par les garanties contractuelles applicables, notamment en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles.

7.5 Les données peuvent également être communiquées aux autorités administratives et judiciaires, aux auxiliaires de justice et aux conseils de la Société, lorsque la loi l’exige ou pour l’exercice et la défense de ses droits.

7.6 La Société ne cède ni ne loue les données personnelles à des tiers en vue d’une prospection commerciale pour le compte de ces derniers.

8. TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

8.1 La Société recourt à des prestataires techniques pour l’hébergement et le fonctionnement du Site et de ses services numériques.

Certains prestataires mentionnés à l’article 7.3, notamment Google, CleanTalk, Wordfence (Defiant) et l’hébergeur, sont susceptibles de traiter des données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis.

Hostinger indique, dans ses documents publiés, pouvoir recourir à des serveurs situés hors de l’Espace économique européen et fonder ces transferts sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La localisation exacte des serveurs hébergeant le Site n’a pas été confirmée à la date de la présente version.

Pour les autres prestataires, les garanties applicables à chaque transfert font l’objet d’une vérification par la Société : aucune garantie particulière n’est affirmée dans la présente version de la politique.

8.2 Lorsqu’un transfert de données personnelles hors de l’Espace économique européen intervient, la Société veille à ce qu’il repose sur un mécanisme autorisé par la réglementation applicable.

Ces mécanismes peuvent notamment comprendre :

  • Une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne ;
  • Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
  • Des garanties appropriées accompagnées, lorsque cela est nécessaire, de mesures techniques et organisationnelles supplémentaires.

8.3 Les personnes concernées peuvent solliciter des informations relatives aux transferts les concernant et aux garanties applicables en adressant une demande à l’adresse électronique indiquée à l’article 2.

9. DURÉES DE CONSERVATION

9.1 Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les principales durées de conservation figurent à l’article 5 de la présente politique.

9.2 À l’expiration de leur durée de conservation active, les données sont supprimées, anonymisées ou, lorsque cela est justifié, placées en archivage intermédiaire.

9.3 Certaines données peuvent être conservées en archivage intermédiaire, avec un accès restreint, pendant la durée nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’établissement d’une preuve ou à la défense d’un droit en justice, dans la limite des délais de prescription applicables.

9.4 Les documents comptables et justificatifs soumis à une obligation légale de conservation sont conservés pendant les durées prévues par la réglementation.

10. SÉCURITÉ DES DONNÉES

10.1 La Société met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements de données personnelles.

Ces mesures comprennent, selon les besoins et les caractéristiques des systèmes concernés, le contrôle des accès, l’authentification, la protection des communications, la maintenance des équipements et logiciels, la gestion des habilitations, la réalisation de sauvegardes et la prévention des incidents de sécurité.

À la date de la présente version, ces mesures comprennent notamment : une connexion sécurisée au Site (HTTPS), un pare-feu applicatif, la limitation des tentatives de connexion à l’administration et une adresse de connexion non standard, un dispositif anti-spam sur les formulaires, ainsi que des sauvegardes réalisées par l’hébergeur (durée non vérifiée à ce jour).

10.2 La Société veille à limiter l’accès aux données personnelles aux seules personnes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions.

10.3 En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, la Société procède, lorsque la réglementation l’exige, à une notification à l’autorité de contrôle compétente, si possible dans un délai de soixante-douze heures à compter de la prise de connaissance de la violation.

Lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci en sont informées dans les meilleurs délais, sauf exception prévue par la réglementation.

11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

11.1 Toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par la réglementation applicable :

  • Du droit d’accéder à ses données personnelles et d’en obtenir une copie ;
  • Du droit de demander la rectification des données inexactes ou incomplètes ;
  • Du droit de demander l’effacement de ses données lorsque les conditions légales sont réunies ;
  • Du droit de demander la limitation du traitement ;
  • Du droit de s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière, ainsi qu’à tout traitement à des fins de prospection commerciale ;
  • Du droit à la portabilité des données qu’elle a fournies lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
  • Du droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
  • Du droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après son décès, dans les conditions prévues par la réglementation française.

11.2 Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande à :

damien@activup.net

Ou par courrier postal :

ActivUP 360
Bâtiment ORBOR
5 rue Jacques Villermaux
54000 NANCY
France

11.3 La Société ne demande la communication d’un justificatif d’identité qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et se limite alors aux informations strictement nécessaires.

11.4 La Société répond dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prorogé de deux mois supplémentaires compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, la personne concernée étant informée de cette prorogation et de ses motifs dans le premier mois.

11.5 Toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) :

Commission nationale de l’informatique et des libertés

3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site internet : https://www.cnil.fr

Cette faculté s’exerce sans préjudice de tout recours juridictionnel.

12. COOKIES ET AUTRES TRACEURS

12.1 Le Site utilise des cookies et d’autres technologies similaires pour assurer son fonctionnement, garantir sa sécurité et, sous réserve des règles applicables, mesurer son audience.

12.2 Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du Site ou à la fourniture d’un service expressément demandé par l’Utilisateur peuvent être utilisés sans consentement préalable, conformément à la réglementation applicable.

12.3 Les autres traceurs soumis à consentement, notamment certains outils de mesure d’audience, ne sont déposés qu’après recueil du consentement de l’Utilisateur, exprimé par un acte positif.

Le refus des traceurs soumis au consentement doit être possible aussi simplement que leur acceptation.

12.4 L’Utilisateur peut consulter et modifier ses choix à tout moment au moyen du dispositif « Gérer le consentement », accessible sur le Site.

12.5 Les informations détaillées concernant les catégories de cookies, leurs finalités, leurs durées de conservation et les modalités de gestion du consentement figurent dans la page distincte intitulée « Politique des cookies », accessible depuis le pied de page du Site.

Cette politique spécifique complète les présentes dispositions.

12.6 Le choix de l’Utilisateur est mémorisé pendant 180 jours, puis le consentement est de nouveau sollicité. En cas de retrait du consentement à la catégorie « statistiques », les cookies de mesure d’audience « _ga » et « _ga_LY5K8GJFS5 » sont supprimés du navigateur.

13. PROSPECTION COMMERCIALE

13.1 Les coordonnées personnelles communiquées à la Société dans le cadre d’une demande d’information, d’un devis ou d’une relation commerciale sont utilisées pour les finalités correspondant à cette demande ou à cette relation.

13.2 Toute opération de prospection commerciale par voie électronique est soumise au respect de la réglementation applicable, notamment des règles relatives au consentement préalable ou au droit d’opposition selon la catégorie de destinataires concernés.

13.3 La prospection commerciale auprès de professionnels peut, dans les conditions prévues par la réglementation, reposer sur l’intérêt légitime lorsque la sollicitation présente un rapport avec l’activité professionnelle de la personne contactée.

13.4 Lorsque le consentement préalable est requis, la prospection ne peut être effectuée sans son recueil dans des conditions conformes à la réglementation.

13.5 Toute personne concernée dispose du droit de s’opposer à tout moment, sans motif ni justification, à l’utilisation de ses données personnelles à des fins de prospection commerciale.

Ce droit peut être exercé auprès de la Société dans les conditions prévues à l’article 11.

14. MINEURS

14.1 Le Site et les Services de la Société s’adressent principalement à une clientèle professionnelle, composée notamment d’entreprises et d’organisations souhaitant bénéficier de prestations de location de mobilier actif, d’accompagnement ou de formation.

14.2 La Société ne destine pas spécifiquement ses Services aux mineurs et n’organise pas de collecte de données personnelles auprès de mineurs dans le cadre de son activité commerciale habituelle.

14.3 Si un traitement concernant un mineur devait être mis en œuvre, la Société veillerait au respect des dispositions spécifiques prévues par la réglementation applicable, notamment celles relatives à l’information et au consentement lorsque celui-ci est requis.

15. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

15.1 La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution des traitements, des activités et des Services de la Société, de la réglementation ou des recommandations des autorités de contrôle compétentes.

15.2 Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées par un moyen approprié lorsque la réglementation l’exige.

15.3 La version applicable est celle publiée sur le Site au jour de sa consultation.

Version 1.1 – Dernière mise à jour : 19 octobre 2026.